»Die Message ist angekommen« – So erreichen Sie Ihre Mitarbeiter

Ob Mitarbeiter-App, WhatsApp, Social Intranet oder elektronische Displays – Stadtwerke wie Konstanz, Erfurt oder Karlsruhe nutzen verschiedene Möglichkeiten, um mit ihren Mitarbeitern zu kommunizieren.

In Zeiten von Fachkräftemangel müssen Unternehmen nicht nur neue Wege im Recruiting finden, sondern auch, um Mitarbeiter
zu halten. Experten und Studien zufolge trägt eine »gute« interne Kommunikation erheblich zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei. Wie diese Kommunikation aussehen kann, zeigen die Stadtwerke Konstanz, Erfurt und Karlsruhe.

Mitarbeiter-App »swäpp« | »Sw« wie Stadtwerke, »äpp« wie App und »swap« für den Austausch von Gedanken und Ideen – so entstand 2017 der Name »swäpp«. Mit dieser Mitarbeiter-App wollen die Stadtwerke Konstanz ihre Mitarbeiter schnell und unkompliziert erreichen. Mit Erfolg: Von rund 900 Mitarbeitern (inklusive der drei Tochtergesellschaften) haben sich etwa zwei Drittel mit dem Diensthandy oder dem privaten Gerät für die App registriert. Auch eine Desktop- Version ist verfügbar. Während in der Mitarbeiterzeitung nicht tagesaktuelle Themen platziert sind, bespielen die Stadtwerke swäpp vor allem mit News: »Am wichtigsten sind Neuigkeiten aus dem Unternehmen, von der Geschäftsführung und dem Betriebsrat. Wir achten insgesamt auf eine bunte Mischung der Themen und nutzen swäpp zum Beispiel auch dafür, Unterhaltsames zu teilen, Mitarbeiter zu portraitieren oder neue Tools vorzustellen. Unsere Mitarbeiter können zudem auf swäpp den Kantinenplan aufrufen, sich zu Events anmelden und mit Kollegen chatten«, sagt Lina Formhals, Pressereferentin bei den Stadtwerken Konstanz.

Die Rolle der App geht für die Stadtwerke über die reine Informationsfunktion hinaus. »Es geht uns darum, das Verständnis füreinander zu wecken und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und auch den Abteilungen und Töchtern zu verbessern«, so Formhals. Auch Mitarbeiter, die längere Zeit außer Haus sind – wie etwa während der Elternzeit – nutzen die App, um auf dem Laufenden zu bleiben. »So bleiben sie trotz Abwesenheit emotional ein Teil des Unternehmens«, ergänzt Formhals. Auch wenn die Mitarbeiter die App bisher gut annehmen, bleibt es eine Herausforderung, wirklich alle Mitarbeiter zu erreichen. Formhals: »Wir experimentieren mit neuen Formaten und versuchen herauszufinden, was unsere Mitarbeiter gerne lesen. Einige Mitarbeiter möchten zwar weiterhin lieber über Aushänge oder Rundmails informiert werden, aber die Nutzerzahlen von swäpp wachsen und wir werden weiterhin Überzeugungsarbeit für die App leisten.«

WhatsApp und Social Intranet | Ein Konzern, 16 Unternehmen und rund 1.900 Mitarbeiter mit verschiedensten Aufgaben – wie etwa Straßenbahnfahrer, Schwimmmeister, Straßenreiniger, Gärtner und Sachbearbeiter. Die Stadtwerke Erfurt Gruppe (SWE) steht vor einer schwierigen Herausforderung. Nämlich all diese Menschen zu erreichen. »Wir brauchen ein Instrument, mit dem wir unsere Mitarbeiter digital einbinden und sie informieren können. Unabhängig davon, ob sie am Schreibtisch sitzen oder nicht«, sagt Henry Köhlert, Leiter Unternehmenskommunikation bei der SWE. Die Entscheidung ist dann auf ein Social Intranet gefallen. »Ein solches Tool können wir nicht von heute auf morgen implementieren. Wir brauchten Zeit für die Entwicklung der Strategie, der technischen Struktur und ganz wichtig: Wir haben viel Zeit eingeplant, um unsere Mitarbeiter mitzunehmen«, sagt Köhlert. Sein Kollege Hannes Schauerhammer ergänzt: »Wir haben etwa eineinhalb Jahre vor dem Launch in der Mitarbeiterzeitung angekündigt, dass wir ein Social Intranet entwickeln. In dem Zusammenhang haben wir gefragt: Welche Funktionen und Inhalte wünschen Sie sich? Wir haben viel positives Feedback dafür bekommen.«

Zur Überbrückung der Zeit bis zum Launch im Oktober 2018 hat die SWE etwa ein Jahr lang WhatsApp genutzt. Vor allem aus Datenschutzgründen war zwar sicher, dass WhatsApp keine langfristige Lösung sein konnte. Aber die interne Akzeptanz war sehr groß: Rund 700 Mitarbeiter hatten sich freiwillig dafür gemeldet, die »Presseschau« über WhatsApp zu empfangen. Heute veröffentlicht die SWE die Presseschau im Social Intranet. »Die Presseschau ist unser wichtigstes Format in der internen Kommunikation. Jeden Morgen veröffentlichen wir Neuigkeiten aus dem Unternehmen sowie regionale und überregionale Meldungen. Kompakt und ansprechend«, sagt Köhlert. Schauerhammer ergänzt: »Wir produzieren auch kurze Erklärvideos, führen Interviews und veröffentlichen Stories über unsere Mitarbeiter. Wir wollen so die SWE-Familie im Intranet abbilden.« Die Funktionen des Social Intranets erinnern an Facebook – inklusive der persönlichen Profile, Seiten-Abonnements, des Newsfeeds, der Chatfunktion und Gruppen. Mitarbeiter der SWE nutzen das Intranet freiwillig. Köhlert: »Wir versuchen, unsere Mitarbeiter immer wieder zu motivieren. Unser wichtigstes Argument: Nutzer des Social Intranets haben einen klaren Informationsvorteil. Bevor wir Pressemeldungen verschicken, veröffentlichen wir sie am Vortrag im Intranet.« Und das kommt gut an. Im Durchschnitt loggen sich rund 600 Mitarbeiter pro Tag in das SWE Intranet ein. Rund 200 von ihnen haben die App herunterladen. Detaillierte Analyse-Daten liegen der SWE nicht vor. »Das Intranet ist ein Work in Progress. Wir wissen, dass wir noch einiges optimieren können.

Wir wollen beispielsweise die Hürden für die App-Nutzung senken. Aktuell müssen sich Mitarbeiter aus Sicherheitsgründen nach zwölf Stunden immer wieder neu anmelden«, sagt Schauerhammer. Doch es zahlt sich aus, immer wieder für das Intranet zu werben. »Während eines Mitarbeiterevents hatten unsere Mitarbeiter die Gelegenheit, Profilfotos von einem professionellen Fotografen erstellen zu lassen. Den Service haben viele Mitarbeiter genutzt«, so Schauerhammer. Köhlert: »Wir haben insgesamt enorm viel lernen müssen. Hinter dem Social Intranet steckt viel Arbeit. Wir investieren sicherlich 1,5 Stunden täglich allein in die Presseschau. Die Arbeit lohnt sich aber auf jeden Fall. Das Intranet ist eine tolle Plattform für eine neue Feedback-Kultur.«

Digital Signage | Den Einzug in ein renoviertes Gebäude haben die Stadtwerke Karlsruhe 2016 dazu genutzt, ihr Digital Signage System auszubauen: 21 elektronische Displays sind heute im Hauptgebäude und an den Außenstellen am Empfang, in den Kantinen sowie in Warte- und Fahrstuhlbereichen installiert. Rund 1.100 Mitarbeiter erhalten darüber Informationen kurz und knapp im Vorbeigehen: »Wir kommunizieren auf den Displays aktuelle Unternehmensinformationen. Seien es Erfolge aus den einzelnen Bereichen, Einladungen zu Veranstaltungen, Berichte über vergangene Events, Videos oder Bildergalerien. Unseren Mitarbeitern gefällt es gut, dass sie sich dort mit ihren Themen wiederfinden«, sagt Inga Matthies; sie ist in der Unternehmenskommunikation bei den Stadtwerken Karlsruhe tätig.

Das Tool sorgt für mehr Transparenz in den Gebäuden: »In jedem Stockwerk blenden die Digital Signage Displays eine Übersicht über die aktuellen Termine und die Raumbelegung ein. Sie machen transparent, was im Haus geschieht. Anfangs waren die Mitarbeiter skeptisch, heute finden sie es gut«, sagt Matthies. Digital Signage ist für die Stadtwerke Karlsruhe zu einem wichtigen Instrument in der internen Kommunikation geworden. Es ergänzt das klassische Intranet, den internen Newsletter, die Mitarbeiterzeitschrift sowie die Informationsveranstaltungen – »ein Rundum-Paket für eine transparente Kommunikation,
mit der wir unseren Mitarbeitern Wertschätzung entgegenbringen«, so Matthies.

Erstmals erschienen in der Zeitung für kommunale Wirtschaft (ZfK), Ausgabe 01/2020, Beruf & Erfolg.
Foto: Stadtwerke Erfurt Gruppe